MACROS EN WORD

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse automáticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogán de la empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.

Personalizar comandos de Word.
Antes de estudiar las macros vamos a ver los comandos predefinidos por Word para comprender mejor que es o que se puede llegar a hacer con una macro. Veamos los comandos de Word y qué modificaciones podemos hacer sobre ellos.
Si disponemos de los conocimientos necesarios y avanzados podemos hacer macros que funcionen como si fueran comandos de Word y añadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una combinación de teclas específica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

Consultar la lista de comandos existentes en Word.
Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.
- Accede a la pestaña Vista - Macros - Ver macros...
Aparece el cuadro de diálogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.
Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word.
Con estos comandos únicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si están compuestos de una serie de pasos ejecutarlos Paso a paso.

Hemos visto los comandos existentes que tenemos en Word pero únicamente podemos consultarlos, no podemos realizar ninguna modificación.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

UNIDAD MACROS (2)

Crear macros con la grabadora:

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos realizando. Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones serán guardadas en la macro y posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún error.
Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y deplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grab ar macro que vemos a la derecha.
Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.
- No puede contener espacios ni símbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.

Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar donde vamos a asignar su ejecución, si a un botón de alguna barra o alguna combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón o el de Teclado apareceran unos nuevos cuadros de diálogo, que vermos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

Guardar macro en, aquí podemos seleccionar donde vamos a guardar la macro, por defecto nos sugiere guardar la macro para utilizarla con todos los documentos.
También podemos escribir una pequeña Descripción sobre que efectos provoca la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de estado:

También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratón se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro.
Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón Detener. Pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas, como veremos a continuación.